Polityka prywatności MechanikCheck

1. Administrator danych

Administratorem danych osobowych przetwarzanych w związku z korzystaniem z MechanikCheck jest:

Bartosz Kowalczyk
ul. Gieysztora 4/161
02-999 Warszawa
e-mail: kontakt@mechanikcheck.pl

W sprawach związanych z prywatnością i realizacją praw wynikających z RODO można kontaktować się pod powyższym adresem e-mail.

2. Jakie dane przetwarzamy?

W zależności od sposobu korzystania z MechanikCheck możemy przetwarzać następujące kategorie danych.

Dane Konta

W szczególności:

• adres e-mail;
• identyfikator Konta;
• informacje związane z logowaniem i sesją;
• informacje o wybranej metodzie uwierzytelniania;
• zapamiętane ustawienia Konta.

Logowanie przez Google

Jeżeli Użytkownik wybierze logowanie przez Google, możemy otrzymać od Google dane konieczne do uwierzytelnienia, w szczególności:

• identyfikator konta Google;
• zweryfikowany adres e-mail;
• podstawowe informacje profilowe udostępnione przez Google w ramach procesu logowania.

Nie otrzymujemy hasła do konta Google.

Logowanie jednorazowym linkiem

W przypadku logowania za pomocą linku przesłanego pocztą elektroniczną przetwarzamy m.in.:

• adres e-mail;
• dane niezbędne do wygenerowania i zweryfikowania jednorazowego tokenu;
• dane sesji.

Jednorazowy token jest ograniczony czasowo. MechanikCheck nie przechowuje jego jawnej wartości dłużej, niż jest to technicznie niezbędne.

Dane pojazdu i kosztorysu

Mogą obejmować w szczególności:

• markę i model pojazdu;
• rocznik lub przedział rocznika;
• wariant pojazdu;
• informacje o częściach i naprawach;
• kwoty zawarte w kosztorysie;
• stawki robocizny;
• województwo;
• miasto;
• opcjonalnie dzielnicę;
• opcjonalnie numer VIN;
• opcjonalnie numer rejestracyjny;
• inne dane znajdujące się w przesłanym Dokumencie.

Zakres tych danych zależy przede wszystkim od treści Dokumentu przekazanego przez Użytkownika.

Jeżeli Użytkownik poda VIN, może on zostać użyty do lokalnego dekodowania danych pojazdu w prywatnej bazie vPIC. Po ukończeniu Analizy albo po jej ostatecznym niepowodzeniu jawny VIN jest usuwany z roboczego kontekstu i migawki ekstrakcji. Cache wyników wykorzystuje wyłącznie jednokierunkowy, kluczowany skrót VIN-u (HMAC), a Raport pokazuje znormalizowane cechy pojazdu i informację, że VIN został podany — bez prezentowania pełnego numeru.

MechanikCheck nie wysyła VIN-u do zwykłej wyszukiwarki internetowej. Publiczne API CEPiK nie jest używane do wyszukiwania pojedynczego pojazdu po VIN-ie; adapter CEPiK działa wyłącznie dla polskich pojazdów i nie przekazuje identyfikatora, dopóki nie istnieje właściwy, udokumentowany interfejs i podstawa takiego przetwarzania.

Dane Raportu

Przetwarzamy informacje powstałe w wyniku Analizy, takie jak:

• rozpoznane pozycje;
• kategorie napraw;
• dane porównawcze;
• poziomy pewności;
• informacje o źródłach;
• wygenerowane pytania;
• informacje o korektach dokonanych przez Użytkownika.

Dane zamówienia i płatności

W przypadku wyboru odpłatnej usługi przetwarzamy w szczególności:

• identyfikator zamówienia;
• wybrany plan, kwotę i walutę;
• status płatności;
• identyfikator sesji Stripe Checkout i identyfikator transakcji;
• dla Organizacji: kwotę netto, podatek i kwotę końcową zwrócone przez Stripe oraz techniczny identyfikator dokumentu Stripe/Link;
• datę zakupu, datę nadania dostępu oraz informacje potrzebne do obsługi zwrotu lub reklamacji;
• potwierdzenie żądania rozpoczęcia realizacji usługi bezpośrednio po płatności;
• ograniczone parametry kampanii, jeżeli Użytkownik wszedł do Serwisu przez oznaczony link.

MechanikCheck nie otrzymuje i nie przechowuje pełnego numeru karty, kodu CVC ani danych logowania do banku. Dane te są wprowadzane w środowisku Operatora płatności. Do Stripe nie przekazujemy VIN-u, treści Dokumentu ani treści Raportu.

Historia naprawy

Jeżeli Użytkownik dobrowolnie doda kosztorys do Historii naprawy, możemy przechowywać ustrukturyzowane dane potrzebne do połączenia i porównania dokumentów, w szczególności:

• zaakceptowane pozycje i kwoty kosztorysu;
• pozycje i kwoty późniejszej faktury lub rachunku;
• przypisanie pozycji do robocizny, części, materiałów albo innych opłat;
• podstawowy kontekst pojazdu;
• kolejne wersje zaakceptowanego zakresu, limitu i pozycji naprawy;
• wersjonowane zdarzenia dotyczące poszczególnych pozycji: propozycję, akceptację albo odmowę, zapis wykonania i rozliczenia, datę i kanał zgody, kwoty oraz dobrowolnie podane dane części, jej dostawcy i gwarancji;
• rejestr zaliczek na części: kwotę i datę wpłaty, cel, uzgodnioną cenę, producenta, numer i stan części, deklarowane terminy zamówienia i dostawy, kolejne etapy od wpłaty do rozliczenia oraz dobrowolnie wpisaną podstawę danego etapu;
• oś statusów naprawy: etap procesu, datę i godzinę, opcjonalną planowaną datę rozpoczęcia oraz notatkę Użytkownika;
• ustalenia przed demontażem: wskazane przez Użytkownika źródło informacji, dostępność części, możliwość odbioru auta po diagnozie, zgodę lub odmowę unieruchomienia wraz z jej zakresem, datą i kanałem, limit dodatkowych kosztów, planowane terminy oraz opcjonalną notatkę i koszt ponownego montażu;
• wersje warunków kosztowych naprawy gwarancyjnej: rodzaj ochrony, status decyzji gwaranta, wskazane źródło, kwoty wyceny i diagnostyki, zasady zwrotu tej opłaty, udział własny, stawki i limity robocizny i części, wskazane koszty wyłączone, dopłatę gwaranta, zadeklarowany limit kosztów klienta oraz opcjonalną notatkę;
• ręcznie wpisany zegar gwarancji: objaw, rodzaj ochrony, zadeklarowaną datę końca i limit przebiegu, datę i przebieg pierwszego zgłoszenia, numer sprawy, źródło informacji, chronologię diagnozy, zamówienia części, opóźnień, wizyt i stanu objawu oraz powiązania z prywatnymi załącznikami tej historii; data zapisu w aplikacji jest oddzielna od daty zdarzenia i nie potwierdza doręczenia zgłoszenia ani prawa do ochrony;
• powiązania pozycji faktury z nazwanymi podczynnościami, prywatnymi załącznikami, deklaracjami warsztatu i notatkami Użytkownika, także datę wycofania błędnego powiązania;
• mapę diagnozy dla wybranej pozycji: zgłoszony objaw, opis testu i wyniku, wskazany materiał lub wiadomość warsztatu, podejrzaną przyczynę, opis związku, oczekiwany rezultat i sposób jego sprawdzenia;
• zapis zgody albo braku zgody na jazdę diagnostyczną, jej celu, kanału i daty ustalenia, a po wykonaniu jazdy także przebiegu przed i po, opcjonalnego oznaczenia roli osoby prowadzącej oraz opisu wyniku;
• datowane zapisy stanu funkcjonalnego auta przed i po naprawie: rozruch, bieg jałowy, kontrolkę Check Engine, opis objawów, informację o odczycie OBD i dobrowolnie wpisane kody błędów; źródło wpisu oraz opcjonalne powiązanie z prywatnym zdjęciem w Repair Vault;
• dobrowolnie wpisany stan auta przed przekazaniem i przy odbiorze: datę obserwacji, opcjonalnie podaną datę i godzinę przekazania albo odbioru, przebieg, orientacyjny poziom paliwa, kontrolki, widoczne uszkodzenia, przedmioty pozostawione w aucie, uwagi i źródło wpisu; powiązania do wybranych zdjęć z Repair Vault oraz odrębny czas utworzenia wpisu w systemie;
• dobrowolnie wpisaną historię kolejnych wizyt diagnostycznych: datę, oznaczenie warsztatu, zgłoszony objaw, informację o kodach OBD, test i przekazany wynik, hipotezę i jej deklarowany stan, wymienioną część, rezultat oraz wskazane źródło lub prywatny dokument z Repair Vault;
• dobrowolnie wpisane ustalenia etapów diagnostyki: objaw, uzgodnioną cenę i limit, testy, oczekiwany zapis wyników, plan przy niejednoznacznym wyniku, opcjonalną cenę kolejnego etapu oraz późniejsze podsumowanie użytkownika;
• dobrowolnie wpisaną kartę objawu okresowego: warunki jego wystąpienia i ustąpienia, częstotliwość, kontrolki oraz zapis przekazanego przez warsztat wyniku próby odtworzenia i źródło tej informacji; nie pobieramy lokalizacji GPS ani nagrań audio/wideo w tym formularzu;
• dobrowolnie wpisane informacje o modyfikacjach pojazdu i oprogramowania ECU, w tym stan wiedzy „nie wiem”, opis zmian sprzętowych i wskazane źródło informacji;
• dobrowolnie wpisane wyniki pomiarów przed i po naprawie, ich jednostki, datę, źródło każdej wartości, zakres referencyjny podany przez Użytkownika lub warsztat, informację o zapowiedzianym raporcie po naprawie oraz powiązanie z prywatnym zdjęciem lub PDF-em w Repair Vault;
• dobrowolnie zapisany protokół odbioru: datę, zgłoszony objaw lub cel, opis prac i deklarowanego sposobu sprawdzenia, informację o jeździe próbnej, wynik obserwacji przy odbiorze, źródło informacji oraz uwagę Użytkownika;
• dobrowolnie zapisany status historii serwisowej po naprawie: system producenta, książka papierowa, własna dokumentacja, brak albo nie dotyczy; źródło informacji, datę zapisu i opcjonalny prywatny załącznik potwierdzający;
• dobrowolnie wklejoną treść SMS-a lub e-maila dokumentującą ustalenie, jeżeli Użytkownik zdecyduje się ją zapisać;
• prywatne załączniki przypisane przez Użytkownika do listy części, gwarancji, zdjęć przed lub po naprawie albo innych materiałów oraz ich nazwę, rodzaj, wielkość i notatkę;
• zdjęcia etapów prac później zakrywanych, wybraną kategorię prac i etap, datę wpisaną przez Użytkownika oraz opis procesu lub materiału;
• wybrany przez Użytkownika sposób udokumentowania wymiany, identyfikatory pozycji objętych prośbą oraz wygenerowaną na tej podstawie treść do samodzielnego wysłania warsztatowi;
• zdjęcia starej lub nowej części albo dokument potwierdzający odbiór starej części, a także dobrowolnie wpisany numer widoczny na części i numer zapisany w zaakceptowanej pozycji;
• wynik automatycznego porównania dokumentów.

Historia naprawy jest tworzona z danych przekazanych przez Użytkownika oraz danych odczytanych z dodanych przez niego Dokumentów. MechanikCheck może automatycznie powiązać pozycję faktury z zaakceptowaną pozycją według rozpoznanego rodzaju i kategorii kosztu, ale takie powiązanie wymaga kontroli Użytkownika i nie oznacza, że pracę wykonano. Sygnał o braku związku między objawem a naprawą opiera się na odczytanych pozycjach kosztorysu; nie wyklucza istnienia testu lub wyjaśnienia poza nimi. Także kompletna mapa diagnozy nie jest potwierdzeniem przyczyny usterki przez MechanikCheck. Status „wykonano”, etapy zaliczki i status naprawy są zapisami Użytkownika lub informacjami z Dokumentu, a nie niezależną weryfikacją. MechanikCheck nie łączy się z systemem zamówień ani systemem operacyjnym warsztatu, nie kontaktuje się automatycznie z warsztatem i nie potwierdza zakupu, dostawy, montażu, rozpoczęcia ani zakończenia pracy. MechanikCheck może porównać tekstowo wpisany numer nowej części z numerem zapisanym w zaakceptowanej pozycji, ale nie odczytuje numeru automatycznie ze zdjęcia. Dane etapu i datę zdjęcia wpisuje Użytkownik; zdjęcia nie są analizowane pod kątem jakości ani momentu wykonania, a treści metadanych aparatu nie wykorzystujemy do potwierdzania daty. Dziennik jazdy diagnostycznej nie korzysta z GPS, nie zapisuje trasy ani bieżącej lokalizacji i nie odczytuje przebiegu z pojazdu. Wylicza jedynie różnicę między wartościami wpisanymi przez Użytkownika i nie kwalifikuje jej automatycznie jako nadużycia. MechanikCheck nie potwierdza autentyczności dokumentów, kompletności załączników, tożsamości nadawcy wiadomości, jej doręczenia, montażu części, jej sprawności, zgodności z pojazdem ani faktycznego wykonania prac. Przed wklejeniem wiadomości, opisaniem osoby prowadzącej lub dodaniem załącznika Użytkownik powinien usunąć dane osobowe i fragmenty niezwiązane z naprawą; w dzienniku wystarczy podać rolę, np. „mechanik prowadzący”.

Porównanie stanu funkcjonalnego pokazuje wyłącznie różnice między wpisami. Nie potwierdza momentu, przyczyny ani odpowiedzialności za zmianę. MechanikCheck nie odczytuje kodów OBD bezpośrednio z pojazdu ani nie analizuje automatycznie powiązanego zdjęcia.

Paszport diagnostyczny porządkuje wyłącznie wpisy Użytkownika. MechanikCheck nie weryfikuje nazw warsztatów, przeprowadzonych testów, trafności diagnozy ani przyczyn usterek; nie pobiera danych z systemów warsztatowych. Drukowalne podsumowanie zawiera najwyżej cztery ostatnie wpisy, skraca długie opisy i nie dołącza prywatnych plików.

Protokół stanu auta porównuje wartości i zdjęcia wskazane przez Użytkownika; nie wykrywa sam nowych uszkodzeń, nie potwierdza przebiegu, czasu wykonania zdjęć, pochodzenia informacji ani odpowiedzialności warsztatu. Informacja od warsztatu zapisana przez Użytkownika nie jest potwierdzeniem warsztatu. Podana przez Użytkownika data i godzina przekazania są prezentowane osobno od czasu utworzenia wpisu przez system. Nowo dodawane zdjęcia Repair Vault ponownie kodujemy przed zapisaniem, usuwając metadane aparatu, w tym lokalizację; nie zmienia to danych widocznych na samym obrazie. Wcześniej dodane zdjęcia mogą nadal zawierać metadane, ponieważ nie przetwarzamy ich wstecznie. Użytkownik może usunąć taki plik i dodać zdjęcie ponownie.

Dowód pomiarowy w wersji beta zawiera wyłącznie pola wpisane i potwierdzone przez Użytkownika. MechanikCheck nie odczytuje automatycznie wartości z załączonego raportu, nie dodaje norm technicznych i nie ocenia, czy wynik mieści się w prawidłowym zakresie. Usunięcie wpisu pomiarowego nie usuwa pliku z Repair Vault; usunięcie pliku pozostawia pozostałe dane wpisu, lecz usuwa dostęp do załącznika. Raporty mogą zawierać dane osobowe lub identyfikatory pojazdu, dlatego przed dodaniem należy usunąć informacje niepotrzebne do historii naprawy.

Protokół odbioru w wersji beta jest zapisem informacji podanych przez Użytkownika, również wtedy, gdy wskazał on warsztat jako źródło. MechanikCheck nie potwierdza wykonania prac, przeprowadzenia jazdy próbnej, usunięcia objawu ani bezpieczeństwa jazdy. Pytania dobierane są do rodzaju naprawy wybranego przez Użytkownika i nie są indywidualną diagnozą. Wersję protokołu można usunąć niezależnie od pozostałej historii; jej usunięcie pozostawia w dzienniku bezpieczeństwa wyłącznie techniczny identyfikator i rodzaj działania.

Status historii serwisowej to pojedynczy wpis Użytkownika, a nie integracja z systemem producenta. Deklaracja warsztatu i załączone potwierdzenie nie są niezależnie weryfikowane przez MechanikCheck. Status można zmienić lub usunąć niezależnie od załącznika w Repair Vault; usunięcie powiązanego pliku usuwa dostęp do niego, ale nie zmienia automatycznie statusu wpisanego przez Użytkownika.

Użytkownik może na żądanie wygenerować w przeglądarce drukowalne podsumowanie Historii naprawy. Treść SMS-a lub e-maila oraz same pliki Repair Vault nie są automatycznie osadzane w takim eksporcie; widoczny jest wyłącznie ich ograniczony spis.

Dane techniczne i bezpieczeństwa

Możemy przetwarzać ograniczone informacje techniczne potrzebne do działania i ochrony Serwisu, w tym:

• adres IP;
• czas wykonania żądania;
• typ przeglądarki i urządzenia;
• identyfikatory sesji;
• podstawowe logi aplikacyjne;
• informacje o błędach;
• informacje o próbach nieautoryzowanego dostępu.

Dane analityczne przetwarzane za zgodą

Jeżeli Użytkownik zgodzi się na analitykę, Google Analytics może otrzymać ograniczone informacje o sposobie korzystania z Serwisu, w szczególności:

• bezpieczną ścieżkę publicznej strony albo ogólną etykietę obszaru prywatnego, bez tokenu Raportu i parametrów adresu URL;
• grupę treści: problemy z warsztatem, koszty napraw, strony produktowe albo pozostałe treści;
• publiczną stronę wejściową i jej grupę;
• rodzaj użytego wezwania do działania;
• informację o użyciu checklisty lub skopiowaniu ogólnego szablonu wiadomości, bez treści wiadomości i wartości wpisanych w pola;
• kolejne etapy procesu: kliknięcie analizy, rozpoczęcie dodawania dokumentu, ukończenie Raportu, rozpoczęcie płatności i potwierdzenie zakupu;
• ogólny wariant planu i wartość zakupu, bez identyfikatora Stripe, numeru zamówienia i danych płatniczych;
• standardowe dane techniczne zbierane przez Google Analytics po uzyskaniu zgody, zgodnie z konfiguracją tej usługi.

Do Google Analytics nie wysyłamy treści Dokumentu, tekstu OCR, treści Raportu, treści wiadomości do warsztatu, danych wpisanych w checklistę, numeru VIN, numeru rejestracyjnego, adresu e-mail, dokładnej lokalizacji, identyfikatora Użytkownika ani tokenu prywatnego Raportu. Adresy prywatnych stron są przed wysłaniem zastępowane ogólną etykietą obszaru.

Dane kontaktowe

Jeżeli kontaktujesz się z nami, przetwarzamy dane przekazane w wiadomości, w szczególności adres e-mail, treść wiadomości i dane niezbędne do udzielenia odpowiedzi.

Dane pilotażu i organizacji

Jeżeli zgłaszasz flotę lub program partnerski do pilotażu, możemy przetwarzać nazwę firmy, imię i nazwisko osoby kontaktowej, służbowy adres e-mail, opcjonalny telefon i NIP oraz odpowiednio liczbę pojazdów albo opis odbiorców i planowanego sposobu przekazania voucherów. Formularz pilotażowy nie służy do przesyłania VIN-ów, dokumentów pojazdów, list klientów ani danych kierowców.

Po utworzeniu organizacji przetwarzamy jej dane identyfikacyjne i rozliczeniowe, członkostwa oraz role OWNER, OPERATOR i VIEWER, uproszczone dane pojazdów floty bez obowiązkowego VIN-u, stan przyznanych jednostek oraz techniczne zdarzenia ich rezerwacji i wykorzystania. W przypadku voucherów przechowujemy bezpieczny skrót kodu, jego ograniczoną końcówkę, termin i status. Nie przechowujemy jawnego kodu po jednorazowym wyświetleniu go partnerowi.

Przechowujemy również status obsługi zgłoszenia pilotażowego, status Organizacji oraz audyt zmian dostępu, pojazdów i jednostek. Archiwizacja pojazdu nie usuwa powiązanych Raportów. Zawieszenie lub zamknięcie Organizacji blokuje nowe operacje, ale nie powoduje automatycznego udostępnienia, usunięcia ani skrócenia retencji wcześniej dostarczonych Raportów. Na służbowy adres rozliczeniowy możemy wysłać transakcyjną informację o aktywacji, zawieszeniu, wznowieniu lub zamknięciu Organizacji oraz operacyjne powiadomienie o niskim saldzie albo zbliżającym się terminie puli. OWNER może osobno wyłączyć oba rodzaje powiadomień w panelu. Wiadomości te nie zawierają danych klientów, pojazdów, Dokumentów ani treści Raportów. Rejestr wysyłki przechowuje identyfikator Organizacji i puli, rodzaj, status, liczbę prób oraz techniczny kod błędu, ale nie kopiuje adresu odbiorcy ani treści wiadomości.

Przy zaproszeniu do organizacji przetwarzamy adres e-mail zapraszanej osoby, proponowaną rolę, termin i status zaproszenia oraz skrót jednorazowego tokenu. Jawny token jest umieszczony po znaku `#` w linku, aby nie trafiał w zwykłym żądaniu do serwera, i nie jest przechowywany w bazie. Samo otwarcie linku nie tworzy członkostwa; wymaga ono zalogowania właściwym adresem e-mail i świadomej akceptacji.

Raport utworzony z pakietu floty należy do organizacji flotowej i jest dostępny uprawnionym członkom. W przypadku vouchera partner wyłącznie finansuje Analizę: nie otrzymuje Dokumentu, danych pojazdu klienta, treści Raportu, wyniku, PDF ani tokenu dostępu. Właścicielem Raportu jest Użytkownik, który przypisał voucher do swojego Konta.

3. W jakich celach i na jakiej podstawie przetwarzamy dane?

Utworzenie i prowadzenie Konta

Cel: umożliwienie Użytkownikowi korzystania z prywatnej części Serwisu.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO – wykonanie umowy o świadczenie usług drogą elektroniczną.

Logowanie i uwierzytelnienie

Cel: potwierdzenie tożsamości Użytkownika i zabezpieczenie Konta.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO oraz, w zakresie zapewnienia bezpieczeństwa, art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

Nasz uzasadniony interes polega na ochronie Kont, danych i Serwisu przed nieuprawnionym dostępem.

Wykonanie Analizy i wygenerowanie Raportu

Cel: wykonanie usługi żądanej przez Użytkownika.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO.

Obsługa odpłatnego zamówienia

Cel: utworzenie płatności, potwierdzenie jej wyniku, nadanie dostępu, obsługa zwrotu lub reklamacji oraz realizacja obowiązków rozliczeniowych.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO – wykonanie umowy, art. 6 ust. 1 lit. c RODO – obowiązki prawne oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO – ustalenie, dochodzenie i obrona roszczeń.

Przechowywanie historii Analiz

Cel: umożliwienie Użytkownikowi ponownego dostępu do Raportu przez okres określony w niniejszej Polityce.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO.

Prowadzenie Historii naprawy i porównanie dokumentów

Cel: umożliwienie Użytkownikowi zapisania ustrukturyzowanej historii, w tym stanu auta przy przekazaniu i odbiorze, kolejnych wizyt diagnostycznych, ustaleń dotyczących jazdy diagnostycznej, zaliczek na części, etapów naprawy i obserwowanego stanu funkcjonalnego auta, oraz porównania zaakceptowanego kosztorysu z późniejszą fakturą lub rachunkiem.Wpisane warunki gwarancyjne służą wyłącznie uporządkowaniu informacji i prostemu scenariuszowi arytmetycznemu; nie weryfikujemy ochrony gwarancyjnej ani maksymalnego kosztu klienta.

Zegar gwarancji wyświetla w historii naprawy informację o zbliżaniu się do wpisanej daty końca ochrony. Nie wysyła automatycznych wiadomości, nie przedłuża gwarancji i nie rozstrzyga odpowiedzialności. Wpisy oraz chronologia są dostępne w eksporcie Konta i przechowywane do usunięcia Konta lub danej historii. Usunięcie powiązanego pliku pozostawia ręczną notatkę, ale odłącza dokument. Treści wpisów, numery sprawy i dokumenty nie są przekazywane do analityki.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO.

Bezpieczeństwo i przeciwdziałanie nadużyciom

Cel: wykrywanie prób włamania, błędów, automatycznych nadużyć i innych zagrożeń.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

Nasz uzasadniony interes polega na zapewnieniu bezpieczeństwa Serwisu, jego Użytkowników i przechowywanych informacji.

Obsługa kontaktu i reklamacji

Podstawą przetwarzania może być:

• art. 6 ust. 1 lit. b RODO – gdy wiadomość dotyczy zawartej umowy lub żądania zmierzającego do jej zawarcia;
• art. 6 ust. 1 lit. f RODO – w pozostałych przypadkach, gdzie naszym uzasadnionym interesem jest możliwość udzielenia odpowiedzi.

Ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

Naszym uzasadnionym interesem jest możliwość ochrony naszych praw oraz wykazania prawidłowości działania Serwisu.

Zgłoszenie i obsługa pilotażu B2B

Cel: ocena zgłoszenia, kontakt w sprawie pilotażu, utworzenie i obsługa organizacji, kontrola ról i dostępu, rozliczanie przyznanych jednostek oraz wysyłanie konfigurowalnych informacji operacyjnych potrzebnych do korzystania z pakietu.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO – działania na żądanie osoby przed zawarciem umowy lub wykonanie usługi pilotażowej, a w zakresie bezpieczeństwa, zapobiegania nadużyciom i prowadzenia technicznej księgi jednostek także art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

Dobrowolne dane do benchmarków

Dane Użytkownika nie są domyślnie wykorzystywane do budowania bazy benchmarkowej.

Jeżeli Użytkownik odrębnie i dobrowolnie zgodzi się na takie wykorzystanie, podstawą przetwarzania danych przed ich anonimizacją jest art. 6 ust. 1 lit. a RODO.

Zgodę można wycofać w dowolnym momencie.

Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania.

Analityka korzystania z Serwisu

Cel: pomiar, czy publiczne poradniki i strony kosztów prowadzą do użycia bezpłatnych narzędzi, rozpoczęcia Analizy, ukończenia Raportu i zakupu, a także poprawa użyteczności Serwisu.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. a RODO – dobrowolna zgoda Użytkownika.

Google Analytics nie jest uruchamiany przed wyrażeniem zgody. Zgodę można odmówić albo później wycofać przez przycisk „Ustawienia analityki” dostępny w Serwisie. Odmowa nie ogranicza działania Konta, Analizy ani Raportu.

4. Dokumenty i OCR

Przesłany plik jest przekazywany do Serwisu za pośrednictwem szyfrowanego połączenia.

Może następnie przejść kontrolę typu i bezpieczeństwa oraz proces automatycznego odczytu i analizy.

Cały tekst odczytany z Dokumentu nie jest kopiowany do systemów reklamowych ani zewnętrznej analityki marketingowej.

Nie tworzymy publicznego adresu Dokumentu i nie udostępniamy go publicznie.

Właściciel Konta może osobno uruchomić odczyt zakresu z prywatnego załącznika Repair Vault. Ten odczyt wykonują lokalne narzędzia na serwerze MechanikCheck; nie przekazujemy tego załącznika do zewnętrznej usługi OCR w ramach tej funkcji. Przetwarzamy do pięciu stron PDF z warstwą tekstową albo jedno zdjęcie. Pełny wynik OCR nie jest zapisywany w Historii naprawy ani wysyłany do analityki. Zwracamy krótkie propozycje podczynności; tylko podczynność, którą Użytkownik sprawdzi i osobno zapisze, trafia do Historii wraz z powiązaniem do załącznika.

5. Dane osób trzecich w Dokumentach

Kosztorys może zawierać dane osób innych niż Użytkownik, np. właściciela pojazdu, osoby kontaktowej lub pracownika warsztatu.

Prosimy, aby nie przekazywać takich danych, jeżeli nie są potrzebne do wykonania Analizy.

W szczególności zalecamy przed przesłaniem dokumentu usunąć lub zasłonić informacje takie jak:

• PESEL;
• dokładny adres zamieszkania;
• numer telefonu osoby trzeciej;
• prywatny adres e-mail;
• dane płatnicze;
• informacje niezwiązane z wyceną naprawy.

Dane znajdujące się przypadkowo w Dokumentach przetwarzamy wyłącznie w zakresie wynikającym z technicznego wykonania Analizy i nie wykorzystujemy ich do marketingu ani tworzenia profili tych osób.

6. Automatyczna analiza i sztuczna inteligencja

MechanikCheck może wykorzystywać OCR, algorytmy klasyfikacyjne, systemy uczenia maszynowego oraz inne narzędzia sztucznej inteligencji do analizy Dokumentów.

Automatyczne mechanizmy mogą m.in.:

• odczytać tekst;
• zidentyfikować pozycje kosztorysu;
• sklasyfikować części i rodzaje prac;
• porównywać dane;
• oceniać stopień pewności;
• przygotowywać pomocniczy opis Raportu.

MechanikCheck nie wykorzystuje tych mechanizmów do podejmowania wobec Użytkownika decyzji wywołujących skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na niego wpływających.

Raport ma charakter informacyjny, a decyzję dotyczącą naprawy zawsze podejmuje Użytkownik.

7. Benchmarki

MechanikCheck rozwija prywatny zbiór obserwacji cen i jakości danych (Repair Intelligence V1A). Na tym etapie nie publikuje z tego zbioru median ani indeksu cen.

Dane konkretnego Użytkownika mogą zostać użyte w tym celu tylko po wyrażeniu przez niego osobnej, dobrowolnej zgody na aktualny zakres. Wcześniejsza zgoda na węższy zbiór nie jest automatycznie rozszerzana. Brak zgody nie ogranicza dostępu do analizy dokumentu.

Przed wykorzystaniem do benchmarku zakres danych jest ograniczany. Zbiór benchmarkowy może obejmować w szczególności:

• typ usługi;
• kategorię naprawy;
• przedział rocznika;
• podstawowy wariant lub kategorię pojazdu;
• województwo;
• miesiąc z daty dokumentu, jeżeli jest podana (bez zastępowania go datą analizy);
• rodzaj źródła: wycena, faktura albo deklaracja zapłaty Użytkownika;
• wartości cenowe, ilość i jednostkę, rodzaj kosztu, zakres i sposób wykonania prac oraz podstawę netto/brutto, jeżeli są jednoznacznie zapisane;
• producenta, numer i stan części, jeżeli są podane.
• imię i nazwisko;
• adres e-mail;
• telefon;
• dokładny adres;
• VIN;
• numer rejestracyjny;
• nazwa warsztatu;
• pełny tekst OCR Dokumentu.

Brakujące informacje pozostają oznaczone jako nieznane. Faktura nie jest automatycznie dowodem zapłaty, a deklarowana kwota całej naprawy nie jest przypisywana do poszczególnych części. Dokumenty flotowe i należące do organizacji nie są włączane na podstawie osobistej zgody pracownika.

Do zbioru benchmarkowego nie powinny trafiać m.in.:

Wewnętrzne powiązanie z Kontem i dokumentem służy eksportowi, wycofaniu zgody i usunięciu danych. Ten prywatny zbiór jest pseudonimowy — nie deklarujemy jego pełnej anonimizacji. Panel jakości dostępny właścicielowi-administratorowi pokazuje ograniczone grupy i liczebności, bez treści dokumentów, identyfikatorów Konta i statystyk cenowych. Dane nie trafiają do publicznych stron ani analityki.

Zgoda obejmuje przyszłe dokumenty dodane podczas jej obowiązywania; jej udzielenie nie importuje wcześniejszych dokumentów. Rekordy V1A przechowujemy do wycofania zgody, usunięcia danych powiązanego kosztorysu lub Konta albo zakończenia tej funkcji. Usunięcie samego surowego pliku zgodnie z retencją 24 godzin nie usuwa ustrukturyzowanych obserwacji. Wycofanie zgody usuwa powiązane rekordy V1A; eksport danych Konta obejmuje własne obserwacje. Okno bieżącego miesiąca i 11 poprzednich miesięcy w panelu jakości jest okresem porównania, a nie automatycznym terminem usunięcia. Starsze rekordy poprzedniego zbioru pozostają wydzielone i nie są traktowane jako zweryfikowane obserwacje V1A. Przy wycofaniu usuwamy również starsze rekordy, które można powiązać z Kontem; weryfikacja niepowiązywalnych starszych rekordów wymaga osobnego przeglądu danych.

8. Jak długo przechowujemy dane?

Oryginalny Dokument

Surowy przesłany plik jest automatycznie usuwany najpóźniej 24 godziny po zakończeniu Analizy.

Ta sama zasada dotyczy Dokumentu, którego Analiza została rozpoczęta, ale nie została ukończona.

Termin 24 godzin nie dotyczy pliku, który Użytkownik świadomie dodał jako prywatny załącznik Repair Vault bez automatycznej Analizy. Taki załącznik podlega zasadom dla Historii naprawy opisanym poniżej.

Raport i dane Analizy

Prywatny Raport bezpłatny oraz dane związane z konkretną bezpłatną Analizą są przechowywane co do zasady przez 30 dni. Raport kupiony w planie Pełna analiza jest dostępny przez 90 dni od zakupu.

Po upływie tego okresu są usuwane lub anonimizowane zgodnie z funkcjonowaniem Serwisu.

Cache znormalizowanych danych pojazdu może być przechowywany do 365 dni. Klucz cache nie zawiera jawnego VIN-u i nie pozwala na zwykłe wyszukanie numeru bez sekretu aplikacji. Wpisy niedostępności adaptera CEPiK są przechowywane krócej, standardowo do 7 dni.

Historia naprawy

Datowane zapisy stanu funkcjonalnego auta przed i po naprawie, w tym wpisane przez Użytkownika kody OBD, są przechowywane na zasadach opisanych poniżej dla Historii naprawy. Powiązane zdjęcie pozostaje prywatnym załącznikiem Repair Vault i może zostać usunięte osobno; wówczas w zapisie stanu pozostają pozostałe dane.

Wpis w paszporcie diagnostycznym można usunąć z historii niezależnie od powiązanego dokumentu Repair Vault. Usunięcie wpisu nie usuwa samego załącznika; Użytkownik ma możliwość samodzielnego usunięcia załącznika osobno. W dzienniku bezpieczeństwa pozostaje techniczny identyfikator usuniętego wpisu bez jego treści.

Wersję protokołu stanu auta, protokołu odbioru lub wpis pomiarowy można usunąć osobno; nie usuwa to powiązanych plików w Repair Vault. Usunięcie pliku pozostawia wpis z pozostałymi danymi, ale usuwa dostęp do załącznika. W dzienniku bezpieczeństwa pozostaje techniczny identyfikator usuniętego wpisu bez treści pól.

Ustrukturyzowane pozycje, wersje ustaleń, etapy diagnostyki, karty objawów okresowych i kontekst modyfikacji auta, protokoły stanu auta, wpisy pomiarowe, mapy diagnozy, wpisy paszportu diagnostycznego, zgody i dzienniki jazd diagnostycznych, zaliczki na części wraz z ich etapami, oś statusów naprawy, ustalenia przed demontażem, wersje warunków kosztowych gwarancji, powiązania faktury z materiałami i ręcznie wskazanymi decyzjami, dobrowolnie wklejona treść SMS-a lub e-maila, wyniki porównań oraz pliki świadomie dodane jako prywatne załączniki Repair Vault są przechowywane do usunięcia Konta albo usunięcia odpowiedniej historii, jeśli taka funkcja jest dostępna. Wersję protokołu, wpis pomiarowy, wpis paszportu diagnostycznego i plik Repair Vault można również usunąć samodzielnie, każdy osobno. Oryginalny kosztorys, faktura lub rachunek przesłany do automatycznej Analizy nadal jest usuwany zgodnie z terminem 24 godzin opisanym powyżej.

Zamówienia i płatności

Dane księgowe, rozliczeniowe i dowodowe dotyczące płatności mogą być przechowywane przez okres wymagany przepisami prawa podatkowego i rachunkowego oraz do upływu terminów przedawnienia roszczeń. Po usunięciu Konta zachowujemy tylko zakres wymagany prawem lub potrzebny do obsługi rozliczeń, zwrotów, reklamacji i obrony roszczeń.

Dane zgłoszenia do pilotażu, które nie doprowadzi do rozpoczęcia współpracy, usuwamy co do zasady w ciągu 12 miesięcy od ostatniego kontaktu. Niewykorzystane zaproszenie wygasa po 7 dniach; jego ograniczony zapis audytowy może być zachowany przez czas potrzebny do ochrony dostępu i wyjaśnienia incydentów. Dane aktywnej organizacji, członkostw, przyznanych jednostek i voucherów oraz ograniczony rejestr operacyjnych powiadomień przechowujemy przez czas współpracy i okres potrzebny do obsługi dostępu, bezpieczeństwa i roszczeń. Surowy Dokument klienta realizującego voucher nadal podlega 24-godzinnej retencji i nie jest udostępniany sponsorowi.

Konto

Adres e-mail i podstawowe informacje Konta są przechowywane do momentu usunięcia Konta przez Użytkownika lub zakończenia świadczenia usługi.

Tokeny i sesje

Tokeny uwierzytelniające i sesje są usuwane lub wygaszają zgodnie z ich technicznym okresem ważności.

Wiadomości i reklamacje

Wiadomości przechowujemy przez okres potrzebny do załatwienia sprawy, a następnie – jeżeli jest to uzasadnione – przez okres właściwy dla ewentualnych roszczeń.

Dane dotyczące bezpieczeństwa

Logi techniczne mogą być przechowywane przez okres niezbędny do zapewnienia bezpieczeństwa, diagnostyki incydentów i obrony przed nadużyciami, a następnie są usuwane albo anonimizowane.

Dane analityczne i wybór zgody

Wybór dotyczący analityki zapisujemy w pamięci lokalnej przeglądarki do czasu jego zmiany albo usunięcia danych witryny przez Użytkownika. W usłudze Google Analytics ustawiliśmy dwumiesięczny okres przechowywania danych o zdarzeniach i danych użytkownika oraz wyłączyliśmy odnawianie tego okresu przy nowej aktywności. Ustawienie retencji nie wpływa na niektóre standardowe raporty oparte na danych zbiorczych, zgodnie z zasadami Google Analytics. Wycofanie zgody zatrzymuje dalsze wysyłanie zdarzeń oraz powoduje próbę usunięcia cookies Google Analytics z bieżącej domeny; nie usuwa automatycznie danych przetworzonych wcześniej zgodnie z udzieloną zgodą.

9. Komu możemy przekazywać dane?

Dane mogą być przetwarzane przy pomocy dostawców usług technicznych wykorzystywanych do działania MechanikCheck.

Mogą to być w szczególności dostawcy:

• infrastruktury serwerowej i hostingu;
• przechowywania danych;
• poczty elektronicznej;
• uwierzytelniania;
• bezpieczeństwa i ochrony przed złośliwym oprogramowaniem;
• narzędzi OCR;
• usług informatycznych i utrzymania infrastruktury;
• systemów AI, jeżeli są wykorzystywane w procesie Analizy;
• obsługi płatności.

Dostawcy przetwarzający dane w naszym imieniu są zobowiązani do ich ochrony i mogą przetwarzać je wyłącznie zgodnie z odpowiednimi instrukcjami i umowami.

Google

Jeżeli Użytkownik wybiera opcję logowania przez Google, określone dane są wymieniane z usługą uwierzytelniającą Google.

Jeżeli Użytkownik odrębnie zgodzi się na analitykę, korzystamy również z Google Analytics 4 z identyfikatorem pomiaru `G-0TWSV8WHD8`. Skrypt Google Analytics jest blokowany do czasu zgody. Funkcje reklamowe, Google Signals i personalizacja reklam pozostają wyłączone. Google otrzymuje wyłącznie ograniczone zdarzenia i parametry opisane w tej Polityce; nie przekazujemy do tej usługi treści Dokumentów, danych pojazdu ani danych Konta.

W zakresie, w jakim Google samodzielnie określa cele i sposoby przetwarzania danych w ramach własnych usług, Google może działać jako odrębny administrator zgodnie z własną polityką prywatności.

OVH

Wiadomości związane z logowaniem jednorazowym i określona korespondencja Serwisu mogą być obsługiwane z wykorzystaniem infrastruktury pocztowej OVH.

Stripe

Odpłatne zamówienia są obsługiwane przez Stripe. Do Stripe przekazujemy informacje konieczne do utworzenia i rozliczenia płatności, w szczególności kwotę, walutę, nazwę kupowanej usługi, techniczny identyfikator zamówienia oraz adres e-mail Konta lub adres rozliczeniowy Organizacji. Stripe otrzymuje również dane wprowadzone bezpośrednio na stronie płatności, w tym dane nabywcy, adres rozliczeniowy i — przy zakupie firmowym — identyfikator podatkowy. W transakcjach oznaczonych jako Managed Payments właściwy podmiot Stripe/Link działa jako merchant of record oraz obsługuje należny podatek i dokument podatkowy zgodnie z własnymi obowiązkami prawnymi. MechanikCheck zapisuje wynik rozliczenia potrzebny do nadania pakietu i obsługi zwrotu, ale nie kopiuje z Checkout pełnych danych karty ani pełnego identyfikatora podatkowego. Nie przekazujemy Stripe treści kosztorysu, VIN-u, kodu vouchera ani wyników Analizy.

10. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Dążymy do korzystania z infrastruktury i dostawców umożliwiających przetwarzanie danych w Europejskim Obszarze Gospodarczym.

Niektórzy dostawcy globalnych usług technologicznych mogą jednak w określonych przypadkach przetwarzać dane także poza EOG.

Jeżeli dochodzi do przekazania danych do państwa spoza EOG, odbywa się ono z zastosowaniem podstawy przewidzianej w RODO, w szczególności:

• decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony; lub
• odpowiednich zabezpieczeń, takich jak standardowe klauzule umowne.

Informację dotyczącą odpowiednich zabezpieczeń można uzyskać, kontaktując się z nami.

11. Cookies, sesje i pamięć przeglądarki

MechanikCheck może wykorzystywać cookies lub podobne mechanizmy niezbędne do:

• utrzymania sesji;
• uwierzytelnienia;
• ochrony przed nadużyciami;
• zapewnienia bezpieczeństwa;
• zapamiętania podstawowych ustawień wymaganych przez Użytkownika.

Technologie niezbędne do dostarczenia usługi żądanej przez Użytkownika mogą być wykorzystywane bez dodatkowej zgody w zakresie dozwolonym przez prawo.

Google Analytics jest technologią opcjonalną. Stosujemy podstawowy wariant trybu zgody: przed zgodą skrypt Google nie jest pobierany i żadne zdarzenie analityczne nie jest wysyłane do Google. Po zgodzie mogą zostać utworzone cookies Google Analytics, w tym cookies o nazwach rozpoczynających się od `_ga`. Funkcje reklamowe pozostają wyłączone.

Wybór „Zgadzam się na analitykę” albo „Tylko niezbędne” zapisujemy w pamięci lokalnej pod technicznym kluczem `mc_analytics_consent_v1`. Użytkownik może ponownie otworzyć panel przez przycisk „Ustawienia analityki” i zmienić decyzję. Informacje o publicznej stronie wejściowej i jej grupie są przechowywane tylko w pamięci sesji pod technicznym kluczem `mc_analytics_entry_v1`.

MechanikCheck nie wykorzystuje Google Analytics do kopiowania treści Dokumentów, Raportów, wiadomości ani danych formularzy i nie włącza analityki reklamowej.

Korzystanie z zewnętrznego mechanizmu logowania, takiego jak Google, może wiązać się z wykorzystaniem technologii stosowanych przez tego dostawcę zgodnie z jego zasadami.

12. Czy podanie danych jest obowiązkowe?

Podanie danych jest dobrowolne.

Niektóre dane są jednak konieczne do wykonania określonej funkcji, np.:

• adres e-mail jest wymagany do utworzenia Konta;
• treść kosztorysu jest wymagana do wykonania jego Analizy.

Brak takich danych uniemożliwia wykonanie odpowiedniej usługi.

13. Prawa użytkownika

Jeżeli przetwarzamy Twoje dane osobowe, w zależności od podstawy i okoliczności przetwarzania możesz mieć prawo do:

• dostępu do danych;
• uzyskania kopii danych;
• sprostowania danych;
• usunięcia danych;
• ograniczenia przetwarzania;
• przenoszenia danych;
• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na naszym uzasadnionym interesie;
• wycofania zgody w dowolnym momencie, jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody.

Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

W celu realizacji swoich praw napisz na:

kontakt@mechanikcheck.pl

Przed realizacją żądania możemy podjąć uzasadnione działania w celu potwierdzenia tożsamości osoby składającej wniosek.

14. Usunięcie Konta i eksport danych

Jeżeli funkcja jest dostępna w panelu Konta, Użytkownik może:

• pobrać kopię swoich danych;
• wycofać zgodę na wykorzystanie danych do benchmarków;
• usunąć Konto.

Usunięcie Konta powoduje rozpoczęcie procesu usuwania związanych z nim danych zgodnie z opisanymi powyżej zasadami retencji.

Niektóre dane mogą zostać zachowane dłużej, jeżeli obowiązek ich przechowania wynika z prawa albo jest to konieczne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

15. Prawo wniesienia skargi

Jeżeli uważasz, że Twoje dane są przetwarzane niezgodnie z prawem, możesz wnieść skargę do organu nadzorczego.

W Polsce organem nadzorczym jest:

Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Zachęcamy również do wcześniejszego kontaktu z nami – postaramy się wyjaśnić sprawę.

16. Bezpieczeństwo

Stosujemy środki techniczne i organizacyjne adekwatne do rodzaju przetwarzanych danych.

Obejmują one w szczególności, zależnie od elementu systemu:

• szyfrowaną transmisję HTTPS;
• ograniczenie dostępu do danych;
• prywatne przechowywanie Dokumentów;
• losowe identyfikatory;
• ograniczone czasowo tokeny;
• automatyczne usuwanie Dokumentów;
• ochronę sesji;
• kontrolę przesyłanych plików;
• mechanizmy przeciwdziałające nieuprawnionemu dostępowi.

Nie tworzymy publicznych indeksów przesłanych Dokumentów ani prywatnych Raportów.

17. Zmiany Polityki prywatności

Polityka może być aktualizowana w szczególności w związku z:

• rozwojem funkcjonalności MechanikCheck;
• zmianami infrastruktury;
• zmianą dostawców usług;
• zmianami przepisów;
• zmianami zasad przetwarzania danych.

Aktualna wersja jest zawsze publikowana w Serwisie wraz z datą aktualizacji.

W przypadku istotnych zmian dotyczących istniejących Użytkowników poinformujemy o nich w sposób odpowiedni do charakteru zmiany.

18. Kontakt

Pytania dotyczące prywatności można kierować na:

kontakt@mechanikcheck.pl

Administrator danych:

Bartosz Kowalczyk
ul. Gieysztora 4/161
02-999 Warszawa